Predlošci za popratne emailove

Tražite li pravi predložak za popratni email? Oni koje ste dosad koristili nisu baš bili korisni ili ih niste nikako ni koristili? Ako je to u pitanju, došli ste na pravo mjesto – pokazat ćemo vam uljudne popratne emailove koji će vam sigurno donijeti rezultate.

Dobro sastavljen niz popratnih emailova može pomoći u zaključenju dogovora i pretvoriti potencijalne klijente u mušterije. Stoga, krenimo.

Važnost slanja popratnih emailova

Nema sumnje u to da je učinkovit popratni email važan, ali velik broj ljudi ih još uvijek ne koristi. Zašto je to tako?

Ponekad se ljudi boje da će izgledati napadno ili misle da će se njihov proizvod ili usluga prodati sami od sebe. Istina je da većini ljudi treba mali podsjetnik da ste vi tu i da možete riješiti njihov problem.

Popratni emailovi su praktični podsjetnik. Oni pokazuju da ste zainteresirani za ostati u kontaktu s osobom kojoj ih šaljete, kao i da cijenite njihovo vrijeme i mišljenje. Naknadno javljanje također pokazuje da ste organizirani i sposobni pratiti važne detalje.

Dobro sastavljen popratni email je ponekad sve što vam je potrebno za zaključenje dogovora na kojem radite već tjednima. Dakle, ako već niste dosad slali popratne emailove, sada je pravo vrijeme da započnete.

Kako nasloviti popratni email

Kada nekome šaljete email nakon upoznavanja, dobro pravilo je da u naslov uključite naziv događaja ili situacije u kojoj ste se upoznali. Na primjer, “Bilo mi je drago upoznati vas na [naziv konferencije]”. To pomaže osvježiti pamćenje primatelja i započinje konverzaciju na prijateljski način.

U emailovima za potencijalne klijente koji su možda zainteresirani za demo vašeg proizvoda ili usluge, pobrinite se da uključite relevantnu ključnu riječ u naslov emaila. Na primjer, “Zanima li vas još uvijek [proizvod/usluga]?”.

Ako niste sigurni što reći, nemojte pisati predugačak naslov. Cilj je da primatelj lakše vidi o čemu je riječ u naslovu, tako da može brzo odlučiti hoće li ga otvoriti ili ne.

Primjeri naslova popratnih emailova

• Da se javim
• Odgovor: [Sastanak/Konferencija]
• Re: [Prethodni email]
• Još uvijek zainteresirani za [Proizvod/Usluga]?
• Nadam se da ćete mi se uskoro javiti
• Provjeravam
• Brzo pitanje o [Tema]
• Pomislio sam da biste možda željeli ažuriranje o [Određeni projekt].
• Samo sam želio provjeriti jesam li izgubio vašu pozornost…
• Pozdrav opet!
• Upravo sam ostavio glasovnu poruku

Kako napisati popratni email

Imamo par dobrih praksi koje trebate imati na umu pri pisanju popratnog emaila:

• Budite jasni o temi vašeg emaila – primatelj bi trebao brzo razumjeti svrhu vašeg emaila. Također možete uključiti kratki sažetak prethodne interakcije koju ste imali s tom osobom.

• Neka vaš predložak popratnog emaila bude jako kratak – ne sviđa se svima čitanje dugih emailova, stoga se pobrinite da brzo prijeđete na stvar.

• Nemojte se bojati uključivanja privitaka – dodajte dodatne informacije ako smatrate da bi osoba kojoj šaljete email to mogla smatrati korisnim. Čak i ako ste nešto već poslali, vrijedi to ponovno uključiti.

• Provjerite dvaput – kad završite s pisanjem svog emaila, odmaknite se i pročitajte ga naglas. Zvuči li kao nešto što biste željeli pročitati? Ako ne, vjerojatno ni primatelj ne bi. Obavezno uklonite sve nepotrebne riječi ili rečenice koje ništa ne dodaju emailu. Također biste trebali provjeriti gramatičke i pravopisne pogreške.

• Uključite CTA – osigurajte jasan poziv na radnju u svom emailu kako bi primatelj znao što želite da oni naprave. Na primjer, ako dogovarate sastanak, navedite datum i vrijeme kada ste dostupni.

• Završite na pozitivan način – uvijek završite svoj email pozitivno kako bi primatelj imao dobar osjećaj nakon što ga pročita.

Osim toga, bit uljudnog popratnog emaila je ravnoteža. Ne želite izgledati napadno ili nasrtljivo, ali ne želite ni izgledati kao da vas nije briga. Ključ je u pronalasku neutralnog načina između pokazivanja poštovanja prema vremenu te osobe i pokazivanju da vam je stalo do kontakta s njima.

Što uključiti u popratni email

Primjeri i predlošci popratnih emailova

Sada kada znate osnove pisanja popratnog emaila, pogledajmo neke specifične primjere i predloške koje možete koristiti.

Brzo pitanje o vašem projektu

Da se javim nakon sastanka

Popratna poruka nakon konferencijskog poziva

Nastavak razgovora za [određena tema]

Bilo je odlično upoznati vas!

Brzo pitanje o našem idućem sastanku

Re: [naziv konferencije]

Re: materijali koje sam poslao zadnji tjedan

Možda želite ažuriranje za [određeni projekt]

Pozdrav, opet!

Samo da provjerim da nisam izgubio vašu pozornost

Nastavimo razgovor ubrzo!

Nismo već dugo razgovarali

Radujem se našem susretu!

Ostavio sam vam glasovnu poruku

Poziv nekada u idućem tjednu?

Kako napisati drugi popratni email

Jedan popratni email ponekad nije dovoljan. Ako se niste odavno čuli s osobom do koje probate doprijeti, možda je vrijeme za slanje drugog popratnog emaila.

Kada pišete drugi popratni email, par stvari morate imati na umu:

• Navedite da ste nedavno poslali popratni email – na taj način će znati da im ne pišete iz vedra neba.

• Budite kratki i jasni – ako nisu odgovorili na vaš prvi email, vjerojatno su zauzeti, stoga ne trošite previše njihovog vremena.

• Uljudno pitajte možete li učiniti nešto za njih ili postoji li bolje vrijeme da ih kontaktirate – ponekad je sve što je potrebno mali poticaj u pravom smjeru.

• Pozovite se na vašu početnu interakciju – podsjetite ih gdje ste se sreli ili o čemu ste razgovarali kako bi im osvježili pamćenje.

• Istaknite svoj interes za sastanak/razgovor s njima – dajte im do znanja da ste i dalje zainteresirani za povezivanje i zašto.

• End with a call to action – make it easy for them to reply by suggesting a specific day and time or asking if there’s anything else you can do.

• Kažite im da ih više nećete uznemiravati – ovo može izgledati kontraproduktivno, ali radi. Ako kažete da im više nećete slati emailove, oni mogu osjetiti da vam trebaju hitno odgovoriti pošto znaju da im se više nećete javljati.

• Zahvalite im na njihovom vremenu – čak i ako vam ne odgovore, u svakom slučaju pokažite zahvalnost što su izdvojili vrijeme da pročitaju vaš email.

Ispod možete naći nekoliko predložaka za druge popratne emailove.

Samo da se javim nakon posljednjeg puta

Samo da vam se javim

Brzi nastavak razgovora

Samo da se javim

Ne želim vas više gnjaviti…

Naravno, ove predloške za popratne emailove uvijek trebate krojiti po vlastitom tonu i stilu. No nadamo se da će vam navedeni primjeri dati dobar start za ono što imate reći u drugom popratnom emailu.

Najbolje prakse za popratne emailove

Iako smo već pokrili što imate reći u drugom popratnom emailu, postoji još par najboljih praksi koje trebate imati na umu.

Uvijek imajte detaljne informacije o razlogu slanja vašeg popratnog emaila

Kada se nekome naknadno javljate, pobrinite se da pri ruci imate sve informacije iz vaše prethodne interakcije. To će pomoći osvježiti njihovo pamćenje i bit će skloniji upustiti se u razgovor s vama.

Dodatno, posjedovanje detaljnih informacija pokazuje da ste profesionalni, organizirani i ozbiljni u svom poslu. To su sve važni faktori u izgradnji povjerenja ali i vjesnici vaše potencijalne suradnje.

Nemojte stvarati pritisak

Kada pišete popratni email, pobrinite se da ton bude ležeran i bez pritiska. Nitko se ne želi osjećati progonjeno, a ako budete inzistirali, postoji rizik da će vas primatelj odbiti.

Općenito je dobro izbjegavati izraze poput “Trebam” ili “Moram to dobiti”, pošto mogu izgledati kao da zahtijevate nešto. Umjesto toga, koristite fraze poput “Cijenio bih” ili “Zanima me”.

Ova mala jezična promjena može značiti ogromnu razliku u načinu na koji ljudi vide vaš email.

Personalizirajte vaš predložak za popratni email

Predložak za popratni email može biti odlična početna točka za ono što imate reći u drugom popratnom emailu. Pobrinite se da personalizirate svaki email koji pošaljete. Dobar način za to je da spomenete nešto određeno iz vaše prethodne interakcije, što može biti bilo što, od zajedničkog interesa da savjeta koji ste primili od njih.

Takva personalizacija će pomoći da se primatelj osjeća vrijedno i cijenjeno, što ga čini voljnijim za angažman s vama. Čak i ako nemate nešto određeno za spomenuti, izrazi poput “Nadam se da ste dobro” ili “Da nastavimo naš prethodni razgovor” mogu dugoročno značiti jako puno.

Budite pravovremeni sa svojim popratnim porukama

Kada sastavljate popratni email, pobrinite se da spomenete koliko vremena je prošlo od vaše zadnje interakcije. To će pomoći u određivanju očekivanja za primatelja i pokazati da cijenite njihovo vrijeme.

Sačekajte barem nekoliko dana prije slanja prvog popratnog emaila. Za sve iduće emailove, dajte zauzetim ljudima još više vremena za odgovor. Dobro općenito pravilo je pričekati barem tjedan prije svakog idućeg popratnog emaila.

Naravno, ovi vremenski rokovi mogu varirati u ovisnosti od situacije. U slučaju nužde ili vremenskih osjetljivih stvari, možete slati popratne emailove uz manje čekanja.

Pratite vaše popratne emailove

Ako šaljete dosta popratnih emailova, korisno je voditi evidenciju o njima. Praćenje emailova olakšava pozivanje na prethodne razgovore i pomaže da znate kada je najbolje vrijeme za poslati iduću popratnu poruku.

Za to postoji više različitih načina. Možete kreirati tablicu sa svim relevantnim informacijama, koristiti alat za upravljanje vezama s klijentima (CRM) ili softver za evidenciju emailova. Praćenjem vaših popratnih emailova možete imati evidenciju vaših konverzacija i graditi bolje veze s vašim kontaktima.

Praćenje emailova vam također pomaže da ne šaljete prečesto popratne emailove, da ne bi ispali prenapadni.

Podijelite dodatnu vrijednost u vašim popratnim emailovima

Kada nekome šaljete popratni email, pobrinite se da uključite dodatnu vrijednost. To može biti bilo što, od članka za koji vjerujete da će im se svidjeti do lansiranja novog proizvoda koji je povezan s vašom interakcijom ili njihovim zanimanjem.

Time ne samo da pokazujete da vam je stalo do primatelja, nego i da mu želite pomoći na neki način. To ojačava vašu vezu i čini primatelja sklonijim da nastavi poslovati s vama u budućnosti.

Dodajte uljudne završne fraze

Kada završavate vaš email, pobrinite se da uključite neke uljudne fraze za završetak. To može biti nešto jednostavno, poput “Hvala na vašem vremenu” ili “Radujem se vašem odgovoru”.

Takve fraze pokazuju da cijenite vrijeme primatelja i zanima vas nastavak konverzacije. One također ostavljaju dobar utisak, što čini primatelja voljnijim da odgovori pozitivno na bilo koju buduću interakciju.

Manje je više

Kada su u pitanju popratni emailovi, manje je obično više. Neka vaše poruke budu kratke i izravne. To će ih učiniti lakšim za pročitati i povećati vjerojatnost dobivanja odgovora.

U slučaju da trebate podijeliti dosta informacija, razmislite o tome da ih podijelite na nekoliko emailova. Na taj način se možete fokusirati na svaku stvar pojedinačno i izbjeći zatrpavanje primatelja informacijama. Također trebate ostaviti prorede u vašim emailovima, kako bi bili vizualno privlačniji i lakši za pročitati.

Sažetak

Usavršavanje u pisanju popratnih emailova može oduzeti dosta vremena, ali će vam koristiti. Možete izgraditi snažne veze, dobiti više klijenata i postići vaše poslovne ciljeve.

Ako budete slijedili jednostavne savjete koje smo vam napisali – personalizacija poruke, kratak i izravan sadržaj, uljudnost i poštivanje vremena primatelja – ostavit ćete dobar dojam i povećati šanse za poboljšanjem stope odgovora.

Kada šaljete popratni email, ne zaboravite spomenuti o čemu ste razgovarali ili pisali u prijašnjoj konverzaciji, tako da možete osvježiti pamćenje primatelja. Naglasite vaše zanimanje za sastanak/razgovor s njima i dajte im do znanja zašto vas još uvijek zanima povezivanje s njima. Završite s pozivom na akciju, sugestirajući im određeni datum i vrijeme za razgovor ili konverzaciju i olakšavajući im da vam odgovore.

Ako vaš predložak za popratni email bude uspješan, na dobrom ste putu u ostvarivanju vlastitih ciljeva. Sretno.