Koji su primjeri loših emailova?

Kao brz i učinkovit način stupanja u kontakt s ljudima, email je važan dio poslovne komunikacije. On može biti odličan način gradnje veza s potencijalnim klijentima, postojećim klijentima, članovima tima, dionicima i potencijalnim suradnicima.

Međutim, ako niste oprezni, vaši emailovi mogu ispasti neprofesionalni ili čak nekulturni.

U ovoj blog objavi ćemo pogledati neke primjere loše napisanih emailova i raspraviti kako možete izbjeći iste pogreške kako ne bi morali pisati poruke isprike.

Zato je korisno imati nekoliko primjera neprofesionalnih email praksi, kako bi se mogli podsjetiti prije slanja bilo kakvih poruka potencijalnim klijentima ili kolegama.

Znajući što ne treba raditi, moći ćete pisati učinkovite poslovne emailove umjesto onih koji se i ne otvore ili – još gore – naštete vašem profesionalnom imidžu.

Kako izbjeći loše naslove emaila

Naslov svakog emaila koji pošaljete treba biti koncizan i relevantan za sadržaj poruke. Dakle, uvijek navedite temu vašeg emaila u naslovu, umjesto općenitih fraza kao što je “Pozdrav”.

Na primjer, ako šaljete email da se povežete s nekim koga ste sreli na nedavnom događaju, naslov kao što je “Bilo mi vas je drago upoznati na konferenciji posljednji tjedan” će ponuditi dosta konteksta primatelju. Oni će točno znati o čemu je email i bit će puno učinkovitije nego samo “Hej, povežimo se”, što će se vjerojatno ignorirati ili preskočiti u prepunom poštanskom pretincu.

Pojašnjenje teme vašeg emaila u samom naslovu je još važnije kad šaljete cold emailove, pošto primatelj neće prepoznati ime pošiljatelja.

Kada email bude odgovoren i konverzacija se nastavi, naslov obično počinje sa “RE”. To je prihvatljiva praksa sve dok se tema razgovora ne mijenja. U tom slučaju je najbolje promijeniti naslov tako da ostane relevantan za trenutnu temu i kreirati novi email thread.

Dodatno, uvijek trebate izbjegavati korištenje velikih slova ili previše uskličnika u vašem naslovu, jer to može izgledati agresivno ili neprofesionalno. Nadalje, korištenje tog formata ili načina pisanja može pokrenuti spam filtere i spriječiti da vaša poruka dođe u glavni poštanski pretinac primatelja.

Primjeri loših naslova emailova

Kako ne napisati loš email

Za sadržaj emaila je važno koristiti uljudan i profesionalan ton. To znači bez korištenja slenga, skraćenica ili žargona koje primatelj možda neće razumjeti, kao i emotikona kojima nije mjesto u formalnom razgovoru.

Također je najbolje da izbjegavate šale, dosjetke ili sarkazam, pošto se teško prebacuju u pisani oblik i mogu dovesti do čudnih ili čak neugodnih nesporazuma. Isto vrijedi za pritužbe ili tračeve o kolegama ili privatnom životu, što treba biti ograničeno na privatne emailove.

Dodatno, neka vaše email poruke budu što kraće i jasnije moguće. Nitko ne želi čitati duge i nabacane emailove, tako da odmah prijeđite na stvar i stavite sve relevantne informacije ili privitke na stol.

Pretjerano korištenje velikih slova u sadržaju emaila ili u ovom slučaju, naslovu, također može izgledati agresivno i potencijalno pokrenuti spam filtere. Korištenje različitih boja i/ili fontova je također nepotrebno jer se prilagođeni tekstovi primatelju mogu i dalje pojaviti s osnovnim izgledom ili još gore, ne pojaviti se uopće.

Početak vaše poruke korištenjem loše ili neučinkovite fraze je još jedan od načina na koji ćete zasigurno ostaviti loš dojam. Neke od najčešćih su “Hej” i “Nadam se da ste dobro”. Ove fraze su klišeizirane i prečesto se koriste.

Oblikovanje vašeg emaila u bilo što osim poslovnog pisma je još jedan od previda. To uključuje već spomenuta velika slova, boje i fontove, kao i dodavanje videa ili slika koji nisu relevantni za raspravu.

Još jedan od elemenata lošeg emaila bi bilo uključivanje nejasnih poziva na akciju (CTA) ili njihovo pretjerano korištenje. Upute za email primatelja koje im govore što iduće uraditi, kao što su “Molimo vas da nas nazovete što je prije moguće” mogu biti učinkovite. Međutim, ako su vaši CTA neodređeni ili ih ima previše, mogu biti potpuno ignorirani.

Što može biti uključeno u loš email

Primjeri i predlošci neprofesionalnih emailova

HITNO!!!!

---

Trebamo razgovarati

---

Brzo pitanje

---

Samo da se javim

---

Hej!

---

Kako ste?

---

Re: Re: [Tema]

---

Fwd: Fwd: [Tema]

---

Jeste li vidjeli ovo???

Loše email prakse

• Uključivanje previše primatelja u “To:” polje – koristite email popise ako šaljete poruke za više ljudi istovremeno.

• Uključivanje nekoga bez njegovog znanja (Cc ili Bcc) – uključite nekoga u razgovor samo uz pristanak, inače će to dovesti do nesporazuma.

• Zaboraviti dodati datoteku koja je spomenuta u emailu – to je česta greška i može frustrirati osobu kojoj šaljete email. Također ćete zatim morati poslati popratni email s privitkom i vjerojatno zakrčiti ulaznu poštu primatelja.

• Slanje velikih privitaka – umjesto toga, ako šaljete veliku datoteku, učitajte je na uslugu cloud pohrane kao što je Google Drive ili Dropbox i podijelite poveznicu.

• Odgovaranje svima kada to nije potrebno – uključite sve u razgovor samo ako je vaš odgovor relevantan baš svima.

• Prosljeđivanje proslijeđenog emaila – izbjegavajte prosljeđivanje emaila toliko puta da se originalna poruka više i ne može prepoznati. Ako proslijedite prethodni email, skratite ga na važne dijelove.

• Neuključivanje pozdrava (kao što je Štovani) ili završne fraze (npr. Srdačan pozdrav) – to je osnovni bonton koji se ne smije zaboraviti kada započinjete ili završavate email.

• Neunošenje imena pošiljatelja – ako ne uključite vaše ime u email, primatelj možda neće znati od koga je. To može biti posebno zbunjujuće ako odgovarate na niz emailova u kojem su vidljiva imena ostalih sudionika.

• Niste provjerili vaš email prije slanja – uvijek uzmite dovoljno vremena za ponovno čitanje vaše poruke prije nego je pošaljete, kako bi izbjegli bilo kakav sramotni tipfeler ili gramatičke pogreške.

• Slanje emaila kada ste iziritirani – uvijek je bolje pričekati par sati (ili još bolje, dan) prije slanja bijesne poruke koju ćete kasnije požaliti.

• Slanje emaila za nešto što ste primatelju mogli reći licem u lice – ako je moguće, uvijek je bolje imati razgovor uživo, nego pokušati raspravljati putem emaila.

• Ne koristite profesionalnu email adresu – ako je vaš email nešto poput “iluvkitties@gmail.com”, vrijeme je da za poslovne svrhe kreirate novi.

• Nedovoljna personalizacija kao rezultat nedovoljnog istraživanja – generičke poruke se češće ignoriraju. Prije samog pisanja poruke, uzmite dovoljno vremena da naučite o primatelju vaše poruke i što ih može zanimati.

• Nedostatak prednosti za primatelja – svaki email bi trebao imati svrhu i ta svrha bi trebala biti jasna osobi kojoj je šaljete. Pobrinite se da je vaša poruka nešto što će smatrati korisnim ili zanimljivim.

• Potpuni izostanak potpisa – kao minimum, uključite vaše ime i kontakt informacije, tako da primatelj zna kako stupiti u kontakt s vama. Također možete dodati vašu poziciju, kompaniju i ostale relevantne informacije, kao što su profili društvenih mreža.

• Slanje poruka pogrešnim primateljima – ovo je posebno neugodno, ali se događa lakše no što mislite. Uvijek dvaput provjerite primatelja ili primatelje prije samog slanja.

Sažetak

Loši poslovni emailovi vas mogu koštati vremena, novca i klijenata. Zapamtite da trebate provjeriti svoje poruke, poštovati vrijeme primatelja i pobrinuti se da vaš email ima svrhu.

Slijedeći naše jednostavne savjete i ne ponavljajući loše primjere navedene iznad, sigurno ćete ostaviti dobar dojam u vašoj poslovnoj prepisci.