Upravljanje informacijama u odnosu na upravljanje znanjem

U doba u kojem je digitalno okruženje ispunjeno velikim količinama podataka, razumijevanje razlika između upravljanja znanjem i informacijama postalo je kamen temeljac za mnoge tvrtke. Proces učinkovitog upravljanja informacijama ne uključuje samo prikupljanje i organiziranje podataka, već i osiguranje da pravi ljudi imaju pristup tim informacijama u pravo vrijeme. Rasvijetlit ćemo ove često zamjenjive izraze i povesti tvrtke kroz labirint podataka, informacija i znanja.

Zašto je upravljanje znanjem važno za vaše poslovanje?

Dinamični poslovni svijet danas se uvelike oslanja na nesmetan protok i dostupnost informacija. Pravilno organizirane i dostupne informacije osiguravaju maksimiziranje ulaganja u tehnologiju i transformiraju svaki tehnološki pothvat u sredstvo koje daje mjerljive rezultate. Integriranje pravilnog procesa upravljanja informacijama integralni je dio poticanja pozitivnog iskustva zaposlenika.

Osim toga, pojednostavljeno upravljanje informacijama poboljšava ukupne organizacijske performanse. Pruža jasnoću, smanjuje redundantnost i pospješuje učinkovitost, a samim time njeguje okruženje pogodno za inovacije. To ne samo da donosi značajne prednosti organizacijama, već također oblikuje kulturu tvrtke promicanjem suradnje i otvorene komunikacije.

Učinkovito upravljanje informacijama više je od pukog organiziranja podataka. Riječ je o pretvaranju ovih podataka u stratešku prednost koja tvrtkama omogućuje da optimiziraju svoje poslovanje i napreduju u poslovnom okruženju koje se stalno mijenja.

Što je upravljanje znanjem?

Znanje je stepenica iznad običnih podataka i informacija. Nastavno na primjer o školskoj analogiji, podaci i informacije mogu biti neobrađeni rezultati testova koji pružaju kumulativnu perspektivu poput razrednog prosjeka, a znanje bi bila mudrost koju nastavnici koriste. Ova mudrost, proizašla iz sinteze podataka i individualnog iskustva, mogla bi pomoći nastavnicima da prilagode svoje metode podučavanja kako bi ostvarili bolji ishod.

Razmotrimo bazu znanja tvrtke, alat koji prikuplja informacije o uobičajenim upitima kupaca. Kako ovaj alat sazrijeva i dobiva stručne uvide, razvija se iz jednostavnog repozitorija u ključni resurs. Kupci sada mogu posegnuti u ovaj nepresušni izvor znanja i dobiti brza i konkretna rješenja, čime se poboljšava njihovo cjelokupno iskustvo.

Zašto je upravljanje znanjem važno za vaše poslovanje?

U poslovnom okruženju znanje je krucijalni temelj za organizacijski rast i agilnost. Dostupnost i pristup znanju igraju ključnu ulogu u poticanju ovog rasta. Proces upravljanja znanjem više je od pukog prikupljanja stručnosti; radi se o strateškom korištenju iste za promicanje inovacija i poboljšanje operativne učinkovitosti. Osiguravanjem slobodnog protoka informacija, tvrtke mogu izbjeći zamke redundantnosti i osigurati da prikupljeni uvidi ne ostanu zarobljeni unutar izoliranih odjela ili pojedinaca.

Demokratizacija znanja koju donosi efikasna strategija upravljanja znanjem, njeguje kulturu kontinuiranog učenja. Budući da zaposlenici mogu pristupiti i pridonijeti kolektivnoj mudrosti tvrtke, primjetan je rast fleksibilnosti i spremnosti na suočavanje s izazovima. Takva fluidnost razmjene informacija dovodi do racionalizacije poslovanja, minimiziranja ponavljajućih zadataka i optimizacije upotrebe resursa.

Robusni okvir za upravljanje znanjem daje tvrtkama alate za donošenje brzih i informiranih odluka, čime stječu konkurentsku prednost. Pretvaranjem neobrađenih podataka u uvide na temelju kojih se može djelovati, tvrtke su bolje pozicionirane za snalaženje u kompleksnosti današnjeg tržišta i napredovanje usred promjena.

Koje su ključne razlike između upravljanja znanjem i upravljanja informacijama?

Upravljanje znanjem (KM) i upravljanje informacijama (IM) krucijalni su za organizacije, ali nemaju isto značenje. Istaknimo glavne razlike:

Priroda

• IM: Uključuje kategorizaciju, pohranu i diseminaciju organiziranih podataka. Radi se o sustavnom iznošenju činjenica.

• KM: Nadilazi činjenice i sintetizira informacije s iskustvom i kontekstom. Riječ je o razumijevanju i primjeni znanja.

Prenosivost

• IM: Zbog strukturirane prirode, informacije se mogu lako prenositi između različitih medija.

• KM: Znanje u cjelini, a osobito prešutno (intuitivno) znanje, nije lako prenijeti ili kodificirati.

Pohrana

• IM: Daje prioritet organiziranoj digitalnoj pohrani koja osigurava jednostavno dohvaćanje.

• KM: Nastoji usvojiti eksplicitno (kodificirano) i implicitno znanje koristeći softver za upravljanje znanjem i inicijative usmjerene na čovjeka.

Svrha

IM: Fokusira se na jasnoću i organizaciju podataka.
KM: Teži uvidima na temelju kojih se može djelovati i strateškom razumijevanju podataka.

Životni ciklus

• IM: Slijedi linearnu putanju—prikupljanje, pohranu i dohvaćanje.

• KM: Iterativno je, neprestano se razvija s novim informacijama i iskustvima.

U osnovi, IM pruža strukturirano polazište za činjenice, a KM pretvara te podatke u mudrost na temelju koje organizacije mogu djelovati.

Kako upravljanje znanjem poboljšava i proširuje upravljanje informacijama?

Upravljanje znanjem nije samo akumuliranje podataka; to je dinamičan proces poboljšanja i usavršavanja. Tvrtke mogu započeti s prikupljanjem osnovnih podataka, što je slično postavljanju početnog odjeljka s čestim pitanjima. Međutim, uz postupno uključivanje povratnih informacija i stručnosti, spomenuti odjeljak postaje sve opširniji i korisniji. S vremenom se pretvara u dokaz predanosti tvrtke klijentima i glavni resurs za pronalaženje točnih i učinkovitih rješenja.

Platforme poput LiveAgent-a prednjače u ovoj transformaciji i pružaju tvrtkama alate za nesmetano prebacivanje s upravljanja informacijama na upravljanje znanjem. Osnažujući tvrtke ovim naprednim alatima, omogućuje im da učinkovitije iskoriste svoje podatke i pretvore ih u konkretne uvide koji izravno koriste njihovim klijentima.

Prednosti upravljanja informacijama i znanjem

Prateći ove prednosti, ključno je da tvrtke usvoje relevantne strategije i prakse. Okosnica učinkovitog upravljanja znanjem i informacijama je integracija adekvatnih sustava za upravljanje dokumentima i drugih tehnologija. Sustav za upravljanje znanjem (KMS) jedan je od takvih bitnih alata. To je sustav utemeljen na tehnologiji koji prikuplja, pohranjuje i dohvaća prešutno i eksplicitno znanje. KMS ne samo da pruža centralizirani repozitorij za informacije, već i funkcionalnosti kao što su pretraživanje, kategorizacija i značajke za suradnju. To osigurava da se znanje pohranjuje, ali i učinkovito koristi.

Primjeri implementacije upravljanja informacijama i znanjem u stvarnom svijetu

Transformirajuća moć učinkovitog upravljanja informacijama i znanjem očita je u mnogim velikim tvrtkama diljem svijeta. Evo prikaza nekih čuvenih slučajeva gdje su tvrtke besprijekorno integrirale ove sustave kako bi ubrzale svoj rast i zadržale konkurentsku prednost.

IBM-ov sustav ‘podrške usmjerene na znanje’

IBM, pionir u tehnološkoj industriji, pokrenuo je sustav ‘podrške usmjerene na znanje’. Cilj ove inicijative bio je stvaranje, očuvanje i iskorištavanje vrijednog znanja kao dijela procesa podrške. Zaposlenici u svim područjima bili su potaknuti da dokumentiraju rješenja za uobičajene probleme. Ova knjižnica rješenja je tada postala dostupna cijeloj organizaciji. Koji je rezultat? Brže rješavanje problema, smanjeni troškovi podrške i općenito povećano zadovoljstvo korisnika.

Toyotina ‘lean proizvodnja’

Toyotin čuveni proizvodni sustav je remek-djelo kada je riječ o upravljanju informacijama. Njihov pristup proizvodnji ‘točno na vrijeme’ zahtijeva precizne podatke o stanju zaliha, brzini proizvodnje i potražnji potrošača. Kroz detaljne procese upravljanja informacijama, Toyota osigurava minimalan otpad, nesmetan protok dijelova i učinkovitu proizvodnju. Ovaj se pristup pokazao toliko učinkovitim da su ga prihvatile i druge industrije koje nisu povezane s proizvodnjom automobila.

‘Peer Assist’ od British Petroleuma

British Petroleum (BP), jedna od najvećih naftnih kompanija na svijetu, suočila se s izazovom zajedničkim mnogim velikim konglomeratima: silosima znanja. Kako bi to riješio, BP je pokrenuo inicijativu za dijeljenje znanja ‘Peer Assist’. Prije upuštanja u novi projekt, timovi su organizirali sastanke sa stručnjacima i kolegama koji su već radili na sličnim zadacima. Ove sesije razmjene znanja omogućile su timovima da steknu organizacijsko znanje, izbjegnu pogreške iz prošlosti i brže inoviraju. BP-ov ‘Peer Assist’ postao je blistav primjer upravljanja znanjem koji je značajno poboljšao ishode projekta.

‘HP usluge upravljanja informacijama i analitike’ od Hewlett-Packard-a (HP)

HP je uspješno implementirao sustav upravljanja informacijama pod nazivom ‘HP Information Management and Analytics services’. Ovaj je sustav pomogao kategorizirati, pohraniti i dohvatiti ključne informacije o proizvodima, posebno u pogledu mikroprocesora. Uz centralizirano središte prikupljenih informacija, timovi za razvoj proizvoda mogli su lako pristupiti relevantnim podacima i značajno ubrzati procese istraživanja i razvoja.

Koja je razlika između IMS-a i KMS-a?

Sustav za upravljanje informacijama (IMS) uglavnom se bavi preciznim rukovanjem podacima i strukturiranim informacijama, kao i njihovim pohranjivanjem i dohvaćanjem. Primarni mu je cilj osigurati da prave informacije budu dostupne pravima ljudima u pravo vrijeme. Radi se o pojednostavljenju procesa podataka, osiguravanju dosljednosti, točnosti i usklađenosti s regulatornim standardima. Takav je sustav neophodan u svijetu u kojem se svake sekunde generiraju goleme količine podataka, što otežava njihovo pregledavanje i pronalaženje relevantnih uvida.

S druge strane, sustav za upravljanje znanjem (KMS) zaranja dublje. Osmišljen je za upravljanje eksplicitnim znanjem (dokumentiranim procesima, smjernicama itd.) i prešutnim znanjem (osobnim iskustvima, uvidima i znanjem zaposlenika). KMS promiče kulturu dijeljenja, suradnje i kontinuiranog učenja u organizacijama. Usvajanjem i omogućavanjem pristupa tom znanju, organizacije mogu iskoristiti svoju kolektivnu inteligenciju za poticanje inovacija i rješavanje problema.

Moderni alati poput LiveAgent-a spajaju ova dva sustava. Integracijom mogućnosti IMS-a usmjerenih na podatke sa širim aspektima KMS-a koji su fokusirani na znanje, LiveAgent predstavlja cjeloviti pristup. Tvrtkama pruža objedinjenu platformu putem koje mogu upravljati svojim podacima, dobivati uvide i omogućiti zaposlenicima pristup kolektivnoj mudrosti i stručnosti organizacije. Riječ je o alatima koji bitno oblikuju budućnost upravljanja informacijama i znanjem nudeći sveobuhvatno, integrirano rješenje. Iskusite ih sami uz LiveAgent-ovo besplatno 30-dnevno probno razdoblje.