U doba u kojem je digitalno okruženje ispunjeno velikim količinama podataka, razumijevanje razlika između upravljanja znanjem i informacijama postalo je kamen temeljac za mnoge tvrtke. Proces učinkovitog upravljanja informacijama ne uključuje samo prikupljanje i organiziranje podataka, već i osiguranje da pravi ljudi imaju pristup tim informacijama u pravo vrijeme. Rasvijetlit ćemo ove često zamjenjive izraze i povesti tvrtke kroz labirint podataka, informacija i znanja.
- Što je upravljanje informacijama?
- Zašto je upravljanje informacijama važno za vaše poslovanje?
- Što je upravljanje znanjem?
- Zašto je upravljanje znanjem važno za vaše poslovanje?
- Koje su ključne razlike između upravljanja znanjem i upravljanja informacijama?
- Kako upravljanje znanjem poboljšava i proširuje upravljanje informacijama?
- Prednosti upravljanja informacijama i znanjem
- Primjeri implementacije upravljanja informacijama i znanjem iz stvarnog svijeta
- Koja je razlika između IMS-a i KMS-a?
Što je upravljanje informacijama?
U suštini, upravljanje informacijama sveobuhvatna je disciplina koja obuhvaća prikupljanje, kategoriziranje, čuvanje, pohranjivanje i naknadnu diseminaciju podataka i informacija. Najvažnije je osigurati sigurnost dokumenata jer to jamči integritet i zaštitu svih pribavljenih informacija.
Zamislite ovaj scenarij: škola prikuplja individualne rezultate testova, koji se sami po sebi mogu činiti običnim podacima. Međutim, kada se agregiraju i analiziraju, ti se rezultati pretvaraju u vrijedne informacije poput prosjeka razrednih ocjena ili čak uvida u učinkovitost nastavnog plana i programa.
Zašto je upravljanje znanjem važno za vaše poslovanje?
Dinamični poslovni svijet danas se uvelike oslanja na nesmetan protok i dostupnost informacija. Pravilno organizirane i dostupne informacije osiguravaju maksimiziranje ulaganja u tehnologiju i transformiraju svaki tehnološki pothvat u sredstvo koje daje mjerljive rezultate. Integriranje pravilnog procesa upravljanja informacijama integralni je dio poticanja pozitivnog iskustva zaposlenika.
Osim toga, pojednostavljeno upravljanje informacijama poboljšava ukupne organizacijske performanse. Pruža jasnoću, smanjuje redundantnost i pospješuje učinkovitost, a samim time njeguje okruženje pogodno za inovacije. To ne samo da donosi značajne prednosti organizacijama, već također oblikuje kulturu tvrtke promicanjem suradnje i otvorene komunikacije.
Učinkovito upravljanje informacijama više je od pukog organiziranja podataka. Riječ je o pretvaranju ovih podataka u stratešku prednost koja tvrtkama omogućuje da optimiziraju svoje poslovanje i napreduju u poslovnom okruženju koje se stalno mijenja.
Što je upravljanje znanjem?
Znanje je stepenica iznad običnih podataka i informacija. Nastavno na primjer o školskoj analogiji, podaci i informacije mogu biti neobrađeni rezultati testova koji pružaju kumulativnu perspektivu poput razrednog prosjeka, a znanje bi bila mudrost koju nastavnici koriste. Ova mudrost, proizašla iz sinteze podataka i individualnog iskustva, mogla bi pomoći nastavnicima da prilagode svoje metode podučavanja kako bi ostvarili bolji ishod.
Razmotrimo bazu znanja tvrtke, alat koji prikuplja informacije o uobičajenim upitima kupaca. Kako ovaj alat sazrijeva i dobiva stručne uvide, razvija se iz jednostavnog repozitorija u ključni resurs. Kupci sada mogu posegnuti u ovaj nepresušni izvor znanja i dobiti brza i konkretna rješenja, čime se poboljšava njihovo cjelokupno iskustvo.
Zašto je upravljanje znanjem važno za vaše poslovanje?
U poslovnom okruženju znanje je krucijalni temelj za organizacijski rast i agilnost. Dostupnost i pristup znanju igraju ključnu ulogu u poticanju ovog rasta. Proces upravljanja znanjem više je od pukog prikupljanja stručnosti; radi se o strateškom korištenju iste za promicanje inovacija i poboljšanje operativne učinkovitosti. Osiguravanjem slobodnog protoka informacija, tvrtke mogu izbjeći zamke redundantnosti i osigurati da prikupljeni uvidi ne ostanu zarobljeni unutar izoliranih odjela ili pojedinaca.
Demokratizacija znanja koju donosi efikasna strategija upravljanja znanjem, njeguje kulturu kontinuiranog učenja. Budući da zaposlenici mogu pristupiti i pridonijeti kolektivnoj mudrosti tvrtke, primjetan je rast fleksibilnosti i spremnosti na suočavanje s izazovima. Takva fluidnost razmjene informacija dovodi do racionalizacije poslovanja, minimiziranja ponavljajućih zadataka i optimizacije upotrebe resursa.
Robusni okvir za upravljanje znanjem daje tvrtkama alate za donošenje brzih i informiranih odluka, čime stječu konkurentsku prednost. Pretvaranjem neobrađenih podataka u uvide na temelju kojih se može djelovati, tvrtke su bolje pozicionirane za snalaženje u kompleksnosti današnjeg tržišta i napredovanje usred promjena.
Koje su ključne razlike između upravljanja znanjem i upravljanja informacijama?
Upravljanje znanjem (KM) i upravljanje informacijama (IM) krucijalni su za organizacije, ali nemaju isto značenje. Istaknimo glavne razlike:
Priroda
IM: Uključuje kategorizaciju, pohranu i diseminaciju organiziranih podataka. Radi se o sustavnom iznošenju činjenica.
KM: Nadilazi činjenice i sintetizira informacije s iskustvom i kontekstom. Riječ je o razumijevanju i primjeni znanja.
Prenosivost
IM: Zbog strukturirane prirode, informacije se mogu lako prenositi između različitih medija.
KM: Znanje u cjelini, a osobito prešutno (intuitivno) znanje, nije lako prenijeti ili kodificirati.
Pohrana
IM: Daje prioritet organiziranoj digitalnoj pohrani koja osigurava jednostavno dohvaćanje.
KM: Nastoji usvojiti eksplicitno (kodificirano) i implicitno znanje koristeći softver za upravljanje znanjem i inicijative usmjerene na čovjeka.
Svrha
IM: Fokusira se na jasnoću i organizaciju podataka.
KM: Teži uvidima na temelju kojih se može djelovati i strateškom razumijevanju podataka.
Životni ciklus
IM: Slijedi linearnu putanju—prikupljanje, pohranu i dohvaćanje.
KM: Iterativno je, neprestano se razvija s novim informacijama i iskustvima.
U osnovi, IM pruža strukturirano polazište za činjenice, a KM pretvara te podatke u mudrost na temelju koje organizacije mogu djelovati.
Kako upravljanje znanjem poboljšava i proširuje upravljanje informacijama?
Upravljanje znanjem nije samo akumuliranje podataka; to je dinamičan proces poboljšanja i usavršavanja. Tvrtke mogu započeti s prikupljanjem osnovnih podataka, što je slično postavljanju početnog odjeljka s čestim pitanjima. Međutim, uz postupno uključivanje povratnih informacija i stručnosti, spomenuti odjeljak postaje sve opširniji i korisniji. S vremenom se pretvara u dokaz predanosti tvrtke klijentima i glavni resurs za pronalaženje točnih i učinkovitih rješenja.
Platforme poput LiveAgent-a prednjače u ovoj transformaciji i pružaju tvrtkama alate za nesmetano prebacivanje s upravljanja informacijama na upravljanje znanjem. Osnažujući tvrtke ovim naprednim alatima, omogućuje im da učinkovitije iskoriste svoje podatke i pretvore ih u konkretne uvide koji izravno koriste njihovim klijentima.
Prednosti upravljanja informacijama i znanjem
Strateško donošenje odluka: Jedna od najvažnijih prednosti upravljanja informacijama i znanjem je sposobnost donošenja informiranih i strateških odluka. Uz prave informacije i uvide na dohvat ruke, tvrtke mogu predvidjeti tržišne trendove, razumjeti potrebe kupaca i odrediti najbolje pravce djelovanja.
Poboljšana suradnja i produktivnost: Upravljanje znanjem uvelike promiče kulturu dijeljenja i suradnje. Kada je znanje dostupno, timovi mogu raditi u boljoj sinergiji, što rezultira većom produktivnošću i učinkovitim izvršavanjem zadataka.
Smanjenje operativnih troškova: Učinkovito upravljanje informacijama smanjuje mogućnost redundantnog rada i pogrešaka, što dovodi do operativnih ušteda. Osim toga, upravljanje znanjem osigurava da stručnost bude primijenjena i smanjuje troškove povezane s vanjskim konzultacijama ili propuštenim prilikama.
Mitigacija rizika: Pravilno upravljanje informacijama štiti tvrtke od povreda podataka i osigurava usklađenost s regulatornim standardima. Nadalje, upravljanje znanjem usvaja neprocjenjivo prešutno znanje i osigurava da se ono ne izgubi tijekom promjene osoblja.
Konkurentska prednost: U doba u kojem je inovacija od ključne važnosti, organizacije s robusnim sustavima upravljanja informacijama i znanjem mogu nadmašiti konkurente brzim prilagođavanjem promjenama i iskorištavanjem novih tržišnih prilika.
Prateći ove prednosti, ključno je da tvrtke usvoje relevantne strategije i prakse. Okosnica učinkovitog upravljanja znanjem i informacijama je integracija adekvatnih sustava za upravljanje dokumentima i drugih tehnologija. Sustav za upravljanje znanjem (KMS) jedan je od takvih bitnih alata. To je sustav utemeljen na tehnologiji koji prikuplja, pohranjuje i dohvaća prešutno i eksplicitno znanje. KMS ne samo da pruža centralizirani repozitorij za informacije, već i funkcionalnosti kao što su pretraživanje, kategorizacija i značajke za suradnju. To osigurava da se znanje pohranjuje, ali i učinkovito koristi.
Krenite na putovanje kroz upravljanje znanjem gdje je svaki članak odskočna daska do dubljeg razumijevanja. Kako bismo osigurali da izvučete najviše iz svog istraživanja, sastavili smo listu povezanih članaka koji se bave različitim aspektima ove teme.
Primjeri implementacije upravljanja informacijama i znanjem u stvarnom svijetu
Transformirajuća moć učinkovitog upravljanja informacijama i znanjem očita je u mnogim velikim tvrtkama diljem svijeta. Evo prikaza nekih čuvenih slučajeva gdje su tvrtke besprijekorno integrirale ove sustave kako bi ubrzale svoj rast i zadržale konkurentsku prednost.
IBM-ov sustav ‘podrške usmjerene na znanje’
IBM, pionir u tehnološkoj industriji, pokrenuo je sustav ‘podrške usmjerene na znanje’. Cilj ove inicijative bio je stvaranje, očuvanje i iskorištavanje vrijednog znanja kao dijela procesa podrške. Zaposlenici u svim područjima bili su potaknuti da dokumentiraju rješenja za uobičajene probleme. Ova knjižnica rješenja je tada postala dostupna cijeloj organizaciji. Koji je rezultat? Brže rješavanje problema, smanjeni troškovi podrške i općenito povećano zadovoljstvo korisnika.
![Stranica baze znanja od IBM-a](https://www.liveagent.hr/wp/urlslab-download/d0ad53e7f8d761ddf97d4a774ee9a362/ibm-support-page-1024x487.png)
Toyotina ‘lean proizvodnja’
Toyotin čuveni proizvodni sustav je remek-djelo kada je riječ o upravljanju informacijama. Njihov pristup proizvodnji ‘točno na vrijeme’ zahtijeva precizne podatke o stanju zaliha, brzini proizvodnje i potražnji potrošača. Kroz detaljne procese upravljanja informacijama, Toyota osigurava minimalan otpad, nesmetan protok dijelova i učinkovitu proizvodnju. Ovaj se pristup pokazao toliko učinkovitim da su ga prihvatile i druge industrije koje nisu povezane s proizvodnjom automobila.
![Snimka zaslona stranice Toyotinog proizvodnog sustava](https://www.liveagent.hr/wp/urlslab-download/49c8aec24b3a03ca52250aabfbf1c257/toyota-production-system-1024x487.png)
‘Peer Assist’ od British Petroleuma
British Petroleum (BP), jedna od najvećih naftnih kompanija na svijetu, suočila se s izazovom zajedničkim mnogim velikim konglomeratima: silosima znanja. Kako bi to riješio, BP je pokrenuo inicijativu za dijeljenje znanja ‘Peer Assist’. Prije upuštanja u novi projekt, timovi su organizirali sastanke sa stručnjacima i kolegama koji su već radili na sličnim zadacima. Ove sesije razmjene znanja omogućile su timovima da steknu organizacijsko znanje, izbjegnu pogreške iz prošlosti i brže inoviraju. BP-ov ‘Peer Assist’ postao je blistav primjer upravljanja znanjem koji je značajno poboljšao ishode projekta.
![Informativna grafika koja prikazuje korištenje i dijeljenje znanja](https://www.liveagent.hr/wp/urlslab-download/ce7b60ea13b9e4e99f27e293f5cdd159/sharing-and-using-knowledge-infograph.png)
‘HP usluge upravljanja informacijama i analitike’ od Hewlett-Packard-a (HP)
HP je uspješno implementirao sustav upravljanja informacijama pod nazivom ‘HP Information Management and Analytics services’. Ovaj je sustav pomogao kategorizirati, pohraniti i dohvatiti ključne informacije o proizvodima, posebno u pogledu mikroprocesora. Uz centralizirano središte prikupljenih informacija, timovi za razvoj proizvoda mogli su lako pristupiti relevantnim podacima i značajno ubrzati procese istraživanja i razvoja.
![HP usluge upravljanja informacijama i analitike](https://www.liveagent.hr/wp/urlslab-download/7f002825477c07ba2e7ba4b7917cdb11/hp-nformation-management-and-analytics-services.png)
Koja je razlika između IMS-a i KMS-a?
Sustav za upravljanje informacijama (IMS) uglavnom se bavi preciznim rukovanjem podacima i strukturiranim informacijama, kao i njihovim pohranjivanjem i dohvaćanjem. Primarni mu je cilj osigurati da prave informacije budu dostupne pravima ljudima u pravo vrijeme. Radi se o pojednostavljenju procesa podataka, osiguravanju dosljednosti, točnosti i usklađenosti s regulatornim standardima. Takav je sustav neophodan u svijetu u kojem se svake sekunde generiraju goleme količine podataka, što otežava njihovo pregledavanje i pronalaženje relevantnih uvida.
S druge strane, sustav za upravljanje znanjem (KMS) zaranja dublje. Osmišljen je za upravljanje eksplicitnim znanjem (dokumentiranim procesima, smjernicama itd.) i prešutnim znanjem (osobnim iskustvima, uvidima i znanjem zaposlenika). KMS promiče kulturu dijeljenja, suradnje i kontinuiranog učenja u organizacijama. Usvajanjem i omogućavanjem pristupa tom znanju, organizacije mogu iskoristiti svoju kolektivnu inteligenciju za poticanje inovacija i rješavanje problema.
Moderni alati poput LiveAgent-a spajaju ova dva sustava. Integracijom mogućnosti IMS-a usmjerenih na podatke sa širim aspektima KMS-a koji su fokusirani na znanje, LiveAgent predstavlja cjeloviti pristup. Tvrtkama pruža objedinjenu platformu putem koje mogu upravljati svojim podacima, dobivati uvide i omogućiti zaposlenicima pristup kolektivnoj mudrosti i stručnosti organizacije. Riječ je o alatima koji bitno oblikuju budućnost upravljanja informacijama i znanjem nudeći sveobuhvatno, integrirano rješenje. Iskusite ih sami uz LiveAgent-ovo besplatno 30-dnevno probno razdoblje.
Ready to master information management vs knowledge management?
Get started with LiveAgent today for seamless data handling and knowledge optimization.