Upravljanje sadržajem u odnosu na upravljanje znanjem

Moderno digitalno doba potiče nas da shvatimo važnost iskorištavanja moći informacija. U kontekstu rukovanja vrijednim podacima, pojmovi upravljanja sadržajem i znanjem pojavljuju se dosta često. Ovaj članak nastoji rasvijetliti njihove ključne razlike i načine na koje se isprepliću kako bi omogućili poslovni rast.

Što je upravljanje sadržajem?

Upravljanje sadržajem, često nazivano CM, skup je procesa koji podržavaju prikupljanje, upravljanje i objavljivanje informacija u bilo kojem obliku ili mediju. Posljednjih se godina upravljanje sadržajem uglavnom povezuje s digitalnim sadržajem, poput objave blogova na raznim web stranicama i djelića sadržaja na platformama društvenih mreža.

Što to znači u kontekstu stvarne upotrebe? Upravljanje sadržajem osigurava da pravi sadržaj bude dostupan pravim ljudima u pravo vrijeme. To uključuje stvaranje, uređivanje, organiziranje i isporuku sadržaja na učinkovit, uspješan i korisnicima prilagođen način.

Upravljanje sadržajem može biti neprocjenjiv alat za svakoga tko rukuje velikim količinama informacija, bilo da se radi o tekstu, slikama, videozapisima ili drugim oblicima podataka.

Što je upravljanje znanjem?

Upravljanje znanjem, također poznato kao KM, predstavlja kompletniji pristup koji uključuje stvaranje, dijeljenje, korištenje i upravljanje znanjem unutar organizacije. Ne radi se samo o upravljanju sadržajem, već o iskorištavanju tog sadržaja za poboljšanje učinkovitosti, produktivnosti zaposlenika i donošenja odluka.

Upravljanje znanjem integralni je poslovni proces za organizacije koje žele maksimalno iskoristiti svoju kolektivnu stručnost. To uključuje tvrtke, ali se proteže i na državne agencije, istraživačke institucije i druge organizacije s pristupom usmjerenim na znanje.

Usporedba upravljanja sadržajem i upravljanja znanjem

Iako se upravljanje sadržajem i znanjem mogu doimati sličnima, služe različitim svrhama i imaju jedinstvene uloge u organizaciji. Razumijevanje njihovih ključnih razlika krucijalno je za tvrtke kako bi učinkovito upravljale svojim informacijama i iskoristile ih za poticanje rasta i inovacija.

1. Fokus i svrha

Kao što smo ranije spomenuli, glavni zadatak upravljanja sadržajem je stvaranje, uređivanje i objavljivanje digitalnog sadržaja. Cilj mu je pojednostaviti procese stvaranja sadržaja i osigurati dosljednost i pristupačnost na različitim platformama.

S druge strane, okvir za upravljanje znanjem fokusiran je na prikupljanje, organiziranje i dijeljenje znanja unutar organizacije korištenjem softvera za upravljanje znanjem te internih i eksternih baza znanja.

Dijelovi sadržaja koji se često nalaze u bazi znanja tvrtke i drugim repozitorijima upravljanja znanjem sadrže vodiče s uputama, zapise o riješenim problemima kupaca i iscrpne tehničke vodiče. Cilj upravljanja znanjem je poboljšati suradnju, pospješiti donošenje odluka i njegovati inovacije iskorištavanjem kolektivne stručnosti tvrtke.

2. Opseg informacija

Upravljanje sadržajem, uključujući tekst, slike, videozapise i druge medije, odnosi se na strukturirani i nestrukturirani sadržaj. Fokusira se na upravljanje sadržajem tijekom njegovog životnog ciklusa, od kreiranja do arhiviranja, koristeći osnovne alate za korisničku podršku putem društvenih mreža.

Upravljanje znanjem pokriva širok raspon informacija, uključujući eksplicitno znanje (kao što su dokumenti i baze podataka) i implicitno znanje (u koje se ubraja iskustvo). Nastoji prikupiti i distribuirati obje vrste znanja za dobrobit organizacije u cjelini.

3. Struktura informacija

Sustavi za upravljanje sadržajem organiziraju ga na temelju unaprijed definiranih taksonomija, kategorija ili oznaka. Takva struktura osigurava da je sadržaj lako pretraživ i dostupan korisnicima.

Značajke softvera za upravljanje znanjem fokusiraju se na prikupljanje i strukturiranje kolektivnog znanja koje odražava njegov kontekst i odnose. Također koriste tehnike kao što su grafikoni znanja, ontologije i semantičke mreže kako bi olakšale nesmetano dohvaćanje znanja s jedne platforme.

4. Doprinosi i uloge korisnika

Upravljanje sadržajem obuhvaća uloge poput kreatora sadržaja, uređivača i izdavača. Svaka od ovih uloga doprinosi stvaranju i održavanju sadržaja, dok su korisnici prvenstveno oni koji konzumiraju sadržaj.

Suprotno tome, upravljanje znanjem tretira svakog člana organizacije kao bitnog čimbenika koji može doprinijeti svojim znanjem. Ovakav pristup potiče aktivno sudjelovanje svih zaposlenika, bez obzira na njihove specifične zadaće. Proces upravljanja znanjem naglasak stavlja na dijeljenje znanja, suradnju i kolektivno učenje.

5. Proces rada i suradnja

Sustavi za upravljanje poslovnim sadržajem često uključuju značajke za tijek rada koje olakšavaju stvaranje, pregledavanje i odobravanje sadržaja. Suradnja je obično ograničena na stvaranje i uređivanje sadržaja.

S druge strane, sustavi za upravljanje znanjem daju prednost suradnji i njeguju kulturu dijeljenja i širenja znanja. Pružaju alate za kolaborativno stvaranje, forume za diskusije i društvene mreže kako bi se potaknulo aktivno sudjelovanje.

6. Kontekstualizacija i relevantnost

Kada je riječ o upravljanju sadržajem, fokus je na pružanju relevantnog sadržaja korisnicima na temelju prethodno definiranih kriterija kao što su upiti za pretraživanje ili preferencije korisnika. Cilj je pružiti potencijalnim kupcima personalizirana iskustva i optimizirati isporuku sadržaja.

Upravljanje znanjem osigurava da su informacije u internim bazama znanja relevantne i primjenjive na specifične situacije. Iskorištava iskustva iz stvarnog života za pružanje vodiča s uputama i drugog korisnog sadržaja za cijelu organizaciju.

7. Dugoročna vrijednost i učenje

Upravljanje sadržajem prvenstveno se fokusira na pružanje informacija korisnicima u sadašnjosti. Iako se sadržaj može arhivirati, njegova je dugoročna vrijednost često ograničena na povijesnu referencu.

Sustavi za upravljanje znanjem namijenjeni su prikupljanju i očuvanju poslovnog znanja i osiguravaju njegovu dugoročnu vrijednost. Omogućuju kontinuirano učenje dopuštajući zaposlenicima da nadograđuju postojeće znanje i izbjegnu ponovno otkrivanje onoga što je već poznato.

8. Primjenjivi alati

Kada se govori o upravljanju sadržajem, na pamet padaju alati poput WordPressa. To je vodeći alat za upravljanje sadržajem koji svojim korisnicima omogućuje stvaranje, upravljanje, pohranjivanje i objavljivanje sadržaja na različitim web stranicama.

S druge strane, kada je riječ o alatima za upravljanje znanjem, možemo spomenuti LiveAgent-ov sastavljač eksternih i internih baza znanja ili čak Confluence. LiveAgent je robusnije i sveobuhvatnije rješenje, ali oba softverska sustava za upravljanje znanjem olakšavaju internu suradnju, dokumentaciju i upravljanje projektima.

Primjeri upravljanja sadržajem i upravljanja znanjem

Da bismo teoriju pretočili u praksu, razgovarajmo o nekim stvarnim primjerima upravljanja sadržajem i znanjem s kojima ste se možda već susreli.

Wikipedija

Wikipedija je najblistaviji primjer upravljanja znanjem i sadržajem. To je kolaborativna platforma na kojoj korisnici doprinose člancima znanja i sadržajem o različitim temama.

Platforma koristi upravljanje sadržajem za organiziranje i kategorizaciju članaka, što osigurava da su informacije predstavljene na strukturiran i lako dostupan način.

Adobe

Adobe nudi kreativna softverska i marketinška rješenja. Koriste upravljanje znanjem kako bi omogućili suradnju među zaposlenicima na globalnoj razini i pružili im mogućnost razmjene stručnosti i iskustava.

Upravljanje sadržajem također je bitno za marketinške platforme tvrtke Adobe. Tamo upravljaju sadržajem i distribuiraju ga na različite kanale, čime se osigurava dosljedno slanje poruka i prezentacija branda. U nastavku možete pronaći usporedbu njihovih stranica za upravljanje sadržajem i znanjem.

Treba li vam upravljanje sadržajem ili upravljanje znanjem?

Bilo bi idealno da uspješna tvrtka prakticira oboje. U današnje je vrijeme stvaranje, organiziranje, pohranjivanje i isporučivanje informacija postalo svojevrsna umjetnička forma. Kao rezultat toga, većina tvrtki ima mnogo koristi od korištenja pouzdane strategije za upravljanje sadržajem i znanjem. Evo nekoliko razloga zašto je to tako:

Upravljanje sadržajem može vam donijeti:

• Pojednostavljeni protok informacija: Sustavi za upravljanje sadržajem i znanjem osiguravaju nesmetan protok informacija unutar organizacije. To pomaže u smanjenju redundantnosti i poboljšanju učinkovitosti.

• Poboljšana suradnja: Ovi sustavi promiču suradnju između zaposlenika jer im pružaju platformu za dijeljenje i lak pristup informacijama.

• Dosljedno slanje poruka: Upravljanje znanjem osigurava dosljednost poruka koje tvrtka šalje na svim platformama, što je ključno za održavanje identiteta branda.

• Troškovna učinkovitost: Automatizirajući različite zadatke vezane uz stvaranje, distribuciju i pohranjivanje sadržaja, pomaže smanjiti operativne troškove.

• Regulatorna usklađenost: Sustavi za upravljanje sadržajem pomažu u održavanju regulatorne usklađenosti zapisa i dokumenata, čime se smanjuje rizik od neusklađenosti.

• Korisničko zadovoljstvo: Pružajući točne i pravovremene informacije, ovi sustavi pomažu u poboljšanju korisničke usluge i zadovoljstva.

• Skalabilnost: Oba su sustava skalabilna i mogu rasti s poslovanjem, čime se osigurava da su potrebe tvrtke glede upravljanja informacijama uvijek zadovoljene.

Upravljanje znanjem može vam donijeti:

• Poboljšano donošenje odluka: Pruža točne, ažurne i sveobuhvatne informacije koje pomažu u donošenju informiranih odluka.

• Zadržavanje znanja: Upravljanje znanjem pomaže u zadržavanju vrijednog znanja zaposlenika koje bi moglo biti izgubljeno kada napuste organizaciju.

• Povećana produktivnost: Omogućavanjem jednostavnog pristupa informacijama i smanjenjem vremena utrošenog na traženje podataka, ovi sustavi pospješuju ukupnu produktivnost.

• Konkurentska prednost: Upravljanje znanjem pomaže u stjecanju konkurentske prednosti iskorištavanjem kolektivnog znanja i stručnosti organizacije.

• Inovacija: Upravljanje znanjem promiče inovacije potičući razmjenu ideja i najboljih praksi unutar organizacije.

• Upravljanje rizikom: Pomažu u identificiranju i upravljanju rizicima pružajući sveobuhvatan pregled znanja i sadržaja organizacije.

Koje su vrste sustava za upravljanje sadržajem i znanjem?

Ovo su različite vrste sustava za upravljanje sadržajem i znanjem:

Sustavi za upravljanje sadržajem:

Sustav za upravljanje internetskim sadržajem (WCMS): Ovi se sustavi koriste za upravljanje i objavljivanje sadržaja na web stranicama. Korisnicima omogućuju stvaranje, uređivanje, organiziranje i objavljivanje digitalnog sadržaja bez potrebnog tehničkog znanja. Najrašireniji primjeri upotrebe su WordPress, Joomla i Drupal.

Sustav za upravljanje sadržajem poduzeća (ECM): Ovi sustavi dizajnirani su za upravljanje nestrukturiranim informacijama organizacije, uključujući slike, videozapise i drugu digitalnu imovinu. Neki od primjera uključuju SharePoint, OpenText Content Suite i Documentum.

Sustav za upravljanje dokumentima (DMS): Ova vrsta upravljanja sadržajem usmjerena je posebno na upravljanje dokumentima tijekom njihovog životnog ciklusa. Neki značajni primjeri uključuju M-Files, Alfresco i LogicalDOC.

Sustav za upravljanje digitalnom imovinom (DAM): Sustavi DAM koriste se za pohranjivanje, organiziranje i upravljanje digitalnom imovinom kao što su slike, videozapisi, zvučne datoteke i drugi mediji. Pružaju alate za upravljanje metapodacima, označavanje imovine i jednostavno dohvaćanje. Najčešći primjeri su Widen Collective, Bynder i Adobe Experience Manager Assets.

Sustav za upravljanje učenjem (LMS): Iako se ove platforme prvenstveno koriste za e-učenje i obuku, također služe za upravljanje sadržajem i njegovu isporuku. Možda ćete prepoznati LMS alate kao što su Moodle, Canvas i Blackboard.

Sustavi za upravljanje znanjem:

Sustav za upravljanje znanjem poduzeća: Ovi sustavi fokusirani su na prikupljanje, organiziranje i dijeljenje znanja unutar organizacije. Uključuju značajke kao što su dijeljenje dokumenata, stručni direktoriji, forumi za diskusije i repozitoriji najboljih praksi. Neki od primjera iz stvarnog života su Confluence, IBM Watson Knowledge Center i Bloomfir.

Sustav za kolaborativno upravljanje znanjem: Ovi sustavi naglašavaju suradnju i dijeljenje informacija među članovima tima. Često uključuju značajke poput wikija, blogova, foruma za diskusiju i alata za suradnju u stvarnom vremenu. Najznačajnija softverska rješenja uključuju LiveAgent, MediaWiki i Tiki Wiki.

Sustav za lociranje stručnog znanja: Ovi alati za upravljanje znanjem pomažu korisnicima da lociraju stručnjake u organizaciji na temelju njihovih vještina, ekspertize i iskustva. Olakšavaju povezivanje pojedinaca kojima su potrebne informacije s onima koji posjeduju relevantnu stručnost i iskustvo. Primjeri takvih alata za upravljanje znanjem iz stvarnog svijeta su Swoop, Talla i ProFinda.

Sustav za prikupljanje sadržaja: Ova vrsta sustava za upravljanje znanjem pomaže u odabiru, organiziranju i prezentiranju relevantnih informacija iz različitih izvora. Osobito je koristan za stvaranje baza znanja, biltena ili knjižnica resursa. Možda ćete prepoznati sustave za prikupljanje sadržaja kao što su Scoop.it, Flipboard i Pearltrees

Sustav za upravljanje semantičkim znanjem: Ovi sustavi koriste semantičke tehnologije za bilježenje i organiziranje znanja na temelju odnosa između koncepata. Poboljšavaju točnost pretraživanja i omogućuju bolje kontekstualno razumijevanje informacija. Istaknuti primjeri su PoolParty Semantic Suite, TopQuadrant i Synaptica.

Sustav zaključivanja na temelju slučaja: Ova vrsta sustava za upravljanje znanjem pohranjuje i dohvaća rješenja prošlih problema ili slučajeva. Pomaže korisnicima pronaći odgovarajuća rješenja uspoređujući trenutne probleme sa sličnim slučajevima iz prošlosti. Alati koje možete pronaći u ovoj kategoriji uključuju Coveo, IntraFind i Primedius.

Sustav za upravljanje inovacijama: Ovi sustavi promiču razmjenu ideja, suradnju i inovacije u sklopu organizacije. Često uključuju alate za prikupljanje ideja koje potom evaluiraju, a najperspektivnije od njih i implementiraju. Često korišteni alati za upravljanje inovacijama su Spigit, IdeaScale i Brightidea.

Imajte na umu da se ove kategorije mogu preklapati i da neki sustavi mogu uključivati značajke različitih vrsta.

Mogu li se ovi sustavi međusobno integrirati?

Jednostavan odgovor na ovo pitanje je, da, mogu. Integriranjem oba sustava možete stvoriti sveobuhvatnije i učinkovitije rješenje za upravljanje sadržajem i znanjem unutar organizacije. Da biste postigli takvu integraciju, morate odabrati sustave koji su kompatibilni i pružiti API-je ili druga sredstva povezivanja i komunikacije između dva sustava.

Trebaju li tvrtke imati oba sustava za upravljanje sadržajem i znanjem?

I na ovo je pitanje odgovor potvrdan. U mnogim slučajevima, tvrtke smatraju da integracija oba sustava može poboljšati njihovu cjelokupnu strategiju upravljanja informacijama. Iako to ovisi o veličini organizacije i prirodi poslovanja, kombiniranje strategije upravljanja sadržajem i znanjem stvara cjelovitiji pristup upravljanju podacima tvrtke.